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投稿日:
2019/05/08

どこから見直すべき? オフィスのコストを削減する方法

人件費、光熱費、賃料など会社では日常的にさまざまなコストが発生しています。コストは会社にとって必要なものですが、湯水のように使っていては経営が立ち行かなくなってしまいます。会社が生み出す利益をコストが上回るようなことがないように、定期的にコストを見直して不要な部分を削減していきましょう。今回は、オフィスのコストを効果的に削減する方法をご紹介します。

どこから見直すべき? オフィスのコストを削減する方法

オフィスのコスト削減のステップ

オフィスのコスト削減を効果的に行うために最も大切なのが、「コストの見える化」を徹底することです。ここでいう見える化というのは、コストを数値や情報として誰にでも分かるようにすることを意味します。

コストの見える化を徹底することによって、「会社全体の無駄が明らかになる」「社員がコスト削減の必要性を意識しやすくなる」「どのようにしてコスト削減すべきかが明確になる」といったメリットが得られ、コスト削減を実施しやすくなるのです。
コストの見える化によって現状の無駄が明らかになったら、次は具体的にコスト削減の方法、コスト削減によって生み出せる利益を考えていきましょう。

オフィス内でかかるコストの種類

企業が利益を生み出すためには、コストは必須です。ただし、コストが利益を上回ってしまうと、当然のことながら会社は赤字になってしまいます。つまり、コストの問題は企業にとって常に付いて回る大きな課題のひとつだと言えるでしょう。

とはいえ、やみくもに身近なコストを削減していけば良いのかというと、決してそういうわけではありません。コスト削減で結果を出すためには、まずコストの種類やそれぞれの特徴をきちんと理解してくことが大切でしょう。では、オフィス内でかかる主なコストの種類を詳しく見ていきましょう。

オフィスコスト

オフィスコストというのは、主に営業、企画、事務、管理部門などにかかる経費のことで、通信費やコピー代、家賃などを指します。他のコストと比べて見える化がしやすく、明日からでもすぐに見直してコスト削減を実施しやすいものが多いのが特徴です。

エネルギーコスト

エネルギーコストというのは、電気、ガス、水道といった部分にかかるコストのことです。主に総務部など限られた部署が管理をしているため、一般のスタッフが把握しにくいコストだと言えるでしょう。

オペレーションコスト

オペレーションコストというのは、人件費、物流費など、会社を運営していく上で欠かせないコストのことです。設備のメンテナンスや、新たに事業を行う際のランニングコストなども含まれます。

オフィスのコストを削減する具体的な方法

オフィスのコスト削減をすることになったら、まずは会社内における無駄なコストの洗い出しを行い、コスト削減の優先順位をつけます。その後、優先順位の高いものから実際にコスト削減を実施していくと良いでしょう。その際には、契約条件そのものを見直す「調達改善」、使用量や使用頻度そのものを見直す「運用改善」、設備を新たに導入することによってコスト削減を目指す「設備改善」といった3つの方法を意識することが大切です。

では、実際に以下の項目についてコスト削減を行う場合、どのような手順で進めていけば良いのでしょうか。具体的な削減方法について詳しく見ていきましょう。

通話・通信費の削減

電話やインターネットなどにかかる通話・通信費というのは、最初に契約したものをそのまま使い続けていることがほとんどでしょう。ですが、実際には他のキャリアに乗り換えたり、契約のプランを見直したりすることで、コスト削減の可能性は十分にあります。特に、現在固定電話を利用している場合には、IP電話へ切り替えをすることで大幅なコストダウンが可能です。現状の使用頻度と金額などを把握した上で、最適なプランを探してみましょう。

印刷費の削減

社内向け、社外向けを問わず、仕事では実にたくさんの印刷物が日々やり取りされています。印刷費の削減を目指すのであれば、現状の印刷物をきちんと把握したうえで、プリントアウトする必要のあるもの、メール配信でも問題ないものとに分類しましょう。本当に必要なもの以外をメール配信にしたり、全員分を印刷するのではなく1部だけ印刷して回覧したりという方法を導入するだけでも、印刷のコスト削減を効果的に行うことが可能です。

電気代の削減

電気代を削減するためには、社員全員の意識改革はマストです。使っていない場所の電気はこまめに消す、パソコンのスリープ機能を設定するなど、社員ひとりひとりが普段から節電に取り組むことで、電気代の削減は可能です。また、電気使用量の大きいエアコンやコピー機などが古い場合には、最新のものに変えるだけで消費電力を大幅に抑えることも可能です。初期投資は必要になりますが、長期的に見て効果が出るのではないでしょうか。

人件費の削減

人件費の削減というとリストラをイメージする方も多いと思いますが、まず最優先で行うべきなのは誰にどれだけの給料が支払われていて、その人が給料分を稼いでいるのかどうかを把握することです。例えば、パートや派遣社員でもできるような業務を正社員が行なっていたり、不要な残業が繰り返し行われたりする場合には、適切な人材配置と指導を行うべきでしょう。

出張費・交通費の削減

出張に伴う宿泊費や交通費も蓄積すれば大きなコストとなります。まずは、社員一人ひとりの出張の目的や適性をすべて把握し、不要な出張がないかを確認しましょう。インターネットを活用したウェブ会議などを導入することによって、出張頻度を減らすことも可能です。

オフィスのコスト削減に取り組む際には、上記でご紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。