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投稿日:
2019/02/25

フリーアドレスオフィスでスマホが活躍する理由とは

フリーアドレスオフィスでは「自分のデスク」は存在せず、誰もが自由な席を選んで仕事を始めることができます。そしてこのフリーアドレスオフィスで大いに活躍するのがスマートフォンです。フリーアドレスオフィスとスマホにはどんな関係があるのかをご紹介します。

フリーアドレスオフィスでスマホが活躍する理由とは

フリーアドレスオフィスとは?

フリーアドレスとは、社員が個々に自分だけの席(デスク)を持たず、その日そのときによって自由に席を選んで働くことができるオフィススタイルのことです。1990年代後半から外資系企業やIT企業を中心に導入されるようになり、現在ではさまざまな業界の会社がフリーアドレスを活用するようになっています。

フリーアドレスを採用しているオフィスは、従来のオフィスのように個人用の小さなデスクがいくつも並ぶのではなく、フロア内に大きな作業デスクがいくつかあって、それぞれに複数の椅子やPCが配置されているといった形のレイアウトになっていることが多いようです。中にはソファでリラックスできるような席が用意されているなど、オフィスというよりカフェのような雰囲気に近いケースもあります。

フリーアドレスオフィスのメリット

フリーアドレスオフィスにすることで得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。代表的なものを挙げてみましょう。

コミュニケーションの活性化

毎日のように席が変わるため、それまであまり関わることのなかった社員や上司などと隣り合わせになる可能性が高くなります。それによって新しいコミュニケーションが始まり、新たな刺激や発想を得られることもあるでしょう。社内の雰囲気が活性化され、風通しのいい社風の確立へとつながることも考えられます。

また、ミーティングなどもオフィス内の自由な場所に人を集めて手早く始めることが可能です。上司を相手にする場合でもタブレットやPC画面を見せながらその場で話をするといったことが気軽にできます。他部署の社員同士が隣り合って座る機会が増えれば、そこから思いもよらないコラボ企画が生まれることもあるかもしれません。

コストの削減

個人用デスクを並べる場合と比べて、フリーアドレスでは一人あたりのスペースを減らすことができます。必ずしも社員数に対応した数のデスクを用意する必要がなくなり、在席率によって席数を増減できます。また、レイアウトを工夫すれば広いオフィスに移転しなくても席数を増やすことができます。

オフィスの美化

デスクの上や周囲に私物を放置することがなくなり、バッグなどは基本的にロッカーに入れてから席に着くという形になるので、オフィスの美化が進みます。個人が抱える書類ストックも減って、デスクの上に積み重ねられることもなくなるでしょう。オフィス全体が共有の場所であるという認識が深まっていけば、社員1人ひとりの美化意識も高くなるはずです。

組織変更などの変化に対応しやすい

組織変更などに伴うレイアウト変更にも柔軟に対応できます。最初から自由なレイアウトにしていれば、そもそもレイアウトを変更する必要もほとんどないでしょう。電源・電話・LANなどの配線変更にその都度コストを費やすこともありません。

フリーアドレスオフィスでスマホが活躍する理由

フリーアドレスオフィスでの問題点は、固定電話の内線が使いづらいことです。誰が何番の電話の近くに座っているのかがわからないため、保留転送などもしづらくなってしまいます。

そこで「スマホを内線化して使用する」という方法が役に立ちます。スマホの内線化とはスマホをビジネスフォンの代わりに使うもので、スマホで内線通話、取り次ぎ、会社番号による発着信などの機能が使えるようになります。内線番号は社員それぞれが持っているスマホごとに割り振られているので、座っている場所がどこに変わってもすぐに内線で目的の人を呼び出すことができます。

スマホを内線化する方法

スマホを内線化するには、大きく分けて、(1)携帯キャリア各社のFMCサービスを利用する、(2)IP-PBXを導入する、(3)クラウドPBXを導入する、という3つの方法があります。

このうち、最も簡単に導入できてコストも抑えられるのはクラウドPBXを導入する方法です。クラウドPBXはPBXをクラウド環境に置き、インターネット上で通話・通信を行うサービスで、スマホの内線化をするにはスマホに専用アプリをインストールします。内線化するスマホは個人所有の端末でもよく、わざわざ社用スマホを購入する必要もありません。内線化したスマホは、インターネットに接続されてさえいれば、オフィス内でも外出中でも内線通話が可能になり、会社番号での発着信も行えます。

※スマホの内線化について、詳しくはこちらをご覧ください。

フリーアドレスオフィスは会社における新しいワークスタイルの1つとして注目されています。また、フリーアドレスで電話を使用するときにはスマホの内線化を活用するのが最適です。フリーアドレスとスマホの内線化をセットで導入すれば、よりフレキシブルな働き方が推進でき、コストも削減できるでしょう。合理的なオフィス環境を作り上げるための方法としてぜひ覚えておいてください。