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投稿日:
2019/02/25

クラウドPBX導入のメリット・デメリットとは

クラウドPBXとは、これまで社内に設置していたPBX(機内交換機)をインターネット上に置いて利用することができるサービスです。クラウドPBXを活用した電話環境の構築やクラウドPBXは、コスト面や利便性においても多くのメリットをもたらします。ここでは、クラウドPBXの特徴や導入のメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。

クラウドPBX導入のメリット・デメリットとは

クラウドPBXとは? どんな企業におすすめ?

クラウドPBXについて説明する前に、そもそも「PBX」とは一体どんなものかについて説明していきます。PBX(構内交換機)とは、内線同士の接続と、外線から内線、内線から外線への接続を行う機能を持つ、オフィス内に設置された交換機または主装置と呼ばれる機械のことです。多くの社員を抱える企業では、このPBXが多く利用されています。

クラウドPBXは、その機能をクラウド上のサーバーによって提供するサービスです。クラウド環境で管理するため、社内にPBXを設置する必要がありません。
クラウドPBXを利用すると、インターネットがつながってさえいればどこからでもPBX機能を利用できるようになります。基本機能は通常のPBXと同じで、ダイヤルイン、内線通話、保留、転送などを利用することができます。

また、クラウドPBXを導入することで、簡単にスマホを内線化できます。スマホの内線化とは、スマホを会社の電話として利用し、内線通話などの機能を使えるようにすることです。クラウドPBXを利用したスマホ内線化では、スマホに専用アプリをインストールすることでビジネスフォンとして使用できるようになります。

このクラウドPBXは、とくに社員の外出が多い企業にはおすすめと言えるでしょう。スマホを内線化できるので、オフィス内でも外出先でも会社の電話を取ることができ、また社内から外出中の社員へも無料で内線をかけることができます。
場所を問わずに会社の電話を利用することができるので、フリーアドレス制を導入している企業や在宅勤務など柔軟な働き方を推進したい企業とも親和性が高いと言えるでしょう。使用できるスマホはキャリアを問わず、個人所有の端末も含まれるので、わざわざ社用スマホを用意する必要もありません。

クラウドPBXのメリット

すでに上記でもクラウドPBXのメリットについていくつか触れていますが、改めてクラウドPBXのメリットについて解説していきます。

社外でも会社番号で発着信ができる

クラウドPBXを利用して内線化したスマホを使うと、社外にいたとしても会社の電話番号で発着信ができます。外出先で会社の代表番号宛てにかかってきた電話に出ることもできるので、電話に出られないことによる機会損失を防ぐことができます。また、会社の代表番号で顧客に電話をかけることも可能なので、相手に不信感を抱かせることなく電話できます。また個人端末を使う場合は、相手に携帯番号を知られずに仕事の電話をかけることができることもメリットのひとつと言えるでしょう。

コストを削減できる

スマホをビジネスフォンとして利用できるので、ビジネスフォンの電話機器を買う必要がなくなったり、大幅に台数を減らすことも可能です。場合によってはPCを端末として使用することもできます。ハードウェアを購入する必要がないため、導入のための初期費用を安価に済ませることができるでしょう。また、どこにいてもインターネット環境があれば無料で内線通話が利用できるので、通話料などのコストも削減することができます。

簡単に番号の追加や変更ができる

新しい電話番号の追加や変更、削除はブラウザ上から簡単に行うことができます。事業所の移転といった状況に柔軟に対応でき、低コストで複数の電話番号を追加・維持できます。オフィスを移転しても電話番号を変えることなく使えるのも強みでしょう。また、多くの場合、現在使っている固定電話の電話番号をそのまま使うことが可能です。

共有電話帳などの機能が使える

社員同士で共有して使用できる共有電話帳(クラウド電話帳)が、多くの場合、無料で使えます。クラウド上で管理されているため、共有が簡単にできるのも魅力です。

導入までの時間がかからない

導入期間は申し込みから2~3週間というのが一般的です。大規模な配線工事などが不要のため、導入が簡単で利用開始まで時間がかからないのもメリットのひとつでしょう。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXには様々なメリットがありますが、一方でどんなデメリットがあるのでしょうか?以下のようなことが挙げられます。

音質がインターネット環境に左右される

クラウドPBXの音声品質はインターネット環境に左右されることがあります。サービスを提供している会社によっても音質が異なるようです。事前に音質について確認しておいたほうがいいでしょう。

毎月の基本料金が発生する

毎月、基本料金が発生するのもクラウドPBXの弱点でしょう。基本料金は回線数や利用ユーザ数で設定されるケースが多く、1回線(1ユーザ)あたり2,000円程度~というのが平均的な価格です。

クラウド上でPBXの機能を利用できるクラウドPBX。うまく活用することで業務効率を上げたり、コストを削減することが可能になります。また、フリーアドレスオフィスやテレワークなど、多様で柔軟な働き方を目指す企業には強い味方になってくれるでしょう。ビジネスフォンの導入や入れ替えを考えるなら、クラウドPBXを検討してみてはいかがでしょうか。