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投稿日:
2019/02/25

固定電話や通信費のコストを削減するときのポイント

オフィスで使用する固定電話や通信にかかるコストをできるだけ抑えたい……というのは多くの会社が抱える共通の課題であると思います。そのためには何を見直せばいいのでしょうか。固定電話や通信費のコスト削減を実現させるためのポイントを解説しています。

固定電話や通信費のコストを削減するときのポイント

まずは固定電話の利用状況を確認しよう

まず自社の固定電話の利用状況を確認しましょう。契約内容、費用の内訳、どのサービスをどの程度使っているのかなどを調べて把握します。

例えば契約時にしっかりと法人用プランを選択していたか、選択していたとして選んだのはどんなメニューやオプションだったのかを改めて確認しましょう。見直してみると知らないうちに割高な契約をしていることがあり、まずはこうした無駄をなくすのが先決です。

また、固定電話向けの発信が多いのか、携帯電話向けの発信が多いのか、市内通話が多いのか市外が多いのかなども知っておく必要があります。これらの分析結果によってどのようなコスト削減方法が考えられるのかを探ることになるでしょう。

固定電話や通信費のコストを削減する方法

では、具体的なコスト削減方法について見ていきましょう。次のような見直しポイントがあります。

適切な回線数を見極める現在、契約している回線数が減らせないかを考えてみましょう。例えばピーク時に20人の社員が同時に20人外線通話をすることが多いのなら、20回線(正確には20チャンネル)が必要になります。しかしほとんどの場合、10人程度しか外線通話をしないのであれば、そこまで多くの回線数は必要ありません。

一般的に適正な回線数は社員数の3分の1程度と言われますが、これはあくまで目安です。実際に必要な回線数はある程度長く使っていて初めて分かってきます。現状を調査した上で無駄のない回線数を決めましょう。

契約しているプランやオプションを見直す

現在契約しているプランやオプションなど確認し、不要であったり手厚すぎるようなものは変更するのもひとつの手段です。
かかってきた電話の番号を表示するナンバーディスプレイや、かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた電話番号に転送するボイスワープ。これらのオプションは事務用の場合、1回線につき数百円~数千円かかります。これらが不要であればオプションから外してしまいましょう。

ナンバーディスプレイは、「ひかり電話オフィスエース」や「ひかり電話エース」ではオプション料金がかからない基本サービスになっています。また、ビジネスフォンにはボイスワープに似た転送機能が備わっている製品があります。契約している固定電話によって様々なので、まずは現在のプランやサービスを確認することから始めましょう。

定額通話を利用する通話料金が定額になるサービスを利用することでも、コストを削減することができます。
例えばNTT東日本とNTT西日本が提供する「ひかり電話オフィスタイプ」と「ひかり電話オフィスエース」には、複数の事業所をグループ登録することにより、登録した契約者回線間の通話料を定額で提供する「グループ通話定額」というサービスがあります。「ひかり電話オフィスタイプ」では、料金は月額400円/1チャネルとなっていますが、「ひかり電話オフィスエース」を利用している場合は無料で提供されます。

また、IP電話やクラウド型PBXなどを使用して拠点間の通話や内線化した携帯との通話を無料にする方法もあります。事業所などとの通話が多い場合は、定額通話を検討するとコスト削減につながるでしょう。

契約する業者(キャリア)を変える固定電話の大手通信キャリアにはNTTのほかにソフトバンク、KDDIなどがありますが、現在のプランやオプションを見直したうえで、自社の使い方に適した業者(キャリア)に変更してしまう方法も、大幅にコストダウンできる可能性があります。

中でもソフトバンクとKDDIは同一キャリアへの固定電話から携帯電話への通話が無料になるオプションがあるので、社用携帯のキャリアとの兼ね合いを考えて固定電話のキャリアを選ぶのもいい方法です。

さらに、大手のキャリアの課金体系は、上記のように固定電話は3分ごとなどの課金が一般的ですが、最近は「秒課金」のサービスを提供する通信会社が増えています。3分ごとの課金だと、たとえ1回の通話時間が数秒で終わったとしても3分通話した場合と同じ通話料金がかかってしまいますが、1秒単位の課金であればそうはなりません。1回あたりの通話時間が短いコールセンターやテレアポ業務では、秒課金のサービスのほうが向いています。

IP電話を利用する

IP電話はインターネット回線を利用した電話サービスです。通話距離に関係なく、7.5円~8.5円/3分の一律料金など安い料金で利用でき、オフィスのインターネット回線と同時に導入できます。多くのプロバイダが提供していて、IP電話同士の通話はどれだけ電話をかけても無料というのも魅力です。 とくに特定の相手にかける電話が多いという場合は、IP電話を利用することでかなりのコスト削減を実現できるでしょう。また、光電話も回線に光ファイバーを使ったIP電話の一種です。

無料の電話アプリを利用する

社内の人間同士の通話はSkypeやLINE、Viberなどの無料の電話アプリを利用するという方法もあります。ただし、顧客など外部と連絡を取る上では信頼性やセキュリティの面でデメリットが大きいため、ビジネスで使用するにはあまりおすすめしません。

固定電話や通信費のコスト削減を実現するには、まずどこにコストがかかっているのかという現状を把握することが重要です。その上で自社に最適な契約やプランを選択し、コスト削減に取り組んでみましょう。