1. トップ
  2. お役立ち情報
  3. 起業・移転時のお役立ち情報
  4. オフィス移転時の電話はどうする? ビジネスフォンの移設方法

投稿日:
2019/05/08

オフィス移転時の電話はどうする? ビジネスフォンの移設方法

導入費用や月々の基本使用の安さから、今ではオフィス電話の主流として多くの企業が導入しているビジネスフォン。企業にとっては特に重要な通信インフラのひとつですが、オフィスを移転する可能性がある場合には注意が必要です。ビジネスフォンを移設するためには様々な工事が必要なため、すぐに移転先で使えるというわけではありません。移設をスムーズに行うためには、余裕を持ったスケジュールの組み立てが必要になるのです。 というわけで今回は、オフィスを移転する際のビジネスフォンの移設方法について必要な工事や、移設の流れ、注意点などを詳しく解説していきます。

オフィス移転時の電話はどうする? ビジネスフォンの移設方法

オフィスの電話移設にはどんな工事が必要?

企業にとって今やなくてはならない存在となったビジネスフォン。導入時に電話回線の設置・設定工事が必要だったのと同じように、オフィスを移転する際にはそれに伴うさまざまな手続きが必要になります。オフィス移転後の業務に支障をきたさないためにも、ビジネスフォンの移設に必要な以下の工事について、正しく理解しておきましょう。

電話回線・インターネット回線工事

オフィス移転時に忘れてはいけないのが、電話回線やインターネット回線の工事です。まずは現在使っている電話回線の種類がアナログ回線かISDN回線、IP電話回線のどれなのか、インターネット回線の種類が、光ファイバー回線、ADSL回線、ケーブル回線のどれなのかを確認しましょう。使用している回線の種類によって工事内容や工事にかかる期間が異なりますが、一般的な流れとしては、移設工事前に業者が下見をしてから工事となります。

電話機器の設置・配線工事

実際に移転先のオフィスレイアウトが決まったら、それに合わせて電話回線の引き込みや電話機器の設置・配線工事を行います。IP電話の場合には主装置から各電話機への配線も必要になるため、移転先のオフィスで何回線、何チャンネルが必要なのかを事前にしっかりと計画しておくことも大切です。

オフィス移転時の電話移設の流れとかかる日数

オフィス移転時の電話移設をスムーズに行うためには、移設の流れを正しく理解したうえで、必要な日数を把握し、余裕を持ったスケジュールを組み立てることが大切です。では、実際にオフィス移転の際にはどのような手順でビジネスフォンの移設を行えば良いのでしょうか。主な流れとそれぞれにかかるおおよその日数を詳しく解説していきます。

1.現在使用している回線やキャリアを確認する

オフィスの移転をする場合、移転先のオフィスで電話回線やインターネット回線の工事が必ず必要になります。電話回線(アナログ、ISDN、IP電話回線)とインターネット回線(光ファイバー、ADSL、ケーブル回線)などそれぞれの種類をあらかじめ確認しておきましょう。また、移転はそれぞれの通信費を見直す良いチャンス。コスト削減の可能性がないか、他社のプランなどを検討して最適なものを選ぶことも選択肢に入れてみるのもおすすめです。現在使用している回線やキャリアの種類がわからない場合には、契約書に記載されているはずですので確認してみましょう。

2.契約しているキャリアへ移転手続きの依頼をする

オフィス移転が決まったら、できるだけ早めにキャリアへの移転手続きを行います。キャリアによっては移転先で今までと同じ電話番号を使うことができない場合もあるため、事前確認は必須です。通常手続きには1ヶ月ほどかかるため、工事日程を確定するためにも早めに連絡をしましょう。

3.電話機器の設置工事業者を選定し、依頼する

設置業者の選定は大きくわけて、NTTに直接依頼する方法とNTTの正規代理店または代理店に依頼する方法が一般的です。コスト面、サービス面などでそれぞれに特徴があるため、メリットやデメリットを踏まえたうえで検討すると良いでしょう。

4.工事日程を決める

依頼する業者が決まったら、移転先のオフィスの下見をしてもらう必要があります。通常、申し込みから下見までに2週間、下見から工事当日までにはさらに2週間ほどかかりますので、その点を踏まえたうえでスケジュールを組み立てましょう。また、スムーズに各工事を進めるためには、電話機器の設置工事は、電話回線の工事日に合わせて決めるのがおすすめです。

5.移転工事を行う

実際に主装置や電話回線の設置工事を行います。営業日当日に電話やインターネットが使えないということにならないためにも、あらかじめいつ頃に営業を始めたいのかを伝えておくことも忘れずに。

オフィスの移転前に確認しておくべきこと

オフィス移転に伴うビジネスフォンの移設が必要な場合には、移設後にその電話がきちんと機能することが必須です。では、実際にオフィス移転をする場合、どのようなポイントに気をつけたら良いのでしょうか。事前に確認しておくべきポイントは以下の通りです。

電話番号を変更する必要があるかどうか

先にも述べた通り、キャリアによっては現在使っている電話番号を移転先で使えない場合もあります。電話番号が変更になると、それに伴いさまざまな手続きが必要になってしまうため、なるべくなら同じ電話番号を使い続けられるのが理想的でしょう。

回線や電話機器が移転先で対応できるかどうか

電話番号と同様に、電話回線や電話機器が移転先で使えない場合、新たに機器を導入するために費用がかかります。現在使っている回線や電話機器が新しいオフィスでも使えるかどうかは、事前に忘れず確認しておきましょう。

オフィス移転の予定がある場合には、上記でご紹介した内容を参考にして、電話移設がスムーズに行えるように準備を進めましょう。