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投稿日:
2019/05/08

押さえておきたいビジネスフォンの基本の使い方

現在オフィスで使っているビジネスフォンについて、全ての機能をきちんと理解できていますか? 家庭で使われている一般的な電話と比べるとボタンの数も多く、実は意外と知らない機能もたくさんあるのではないでしょうか。ビジネスフォンの使い方をしっかりマスターすることは、結果的に仕事の効率化にもつながります。というわけで今回は、社会人として押さえておくべき、ビジネスフォンの基本的な使い方について解説していきます。

押さえておきたいビジネスフォンの基本の使い方

ビジネスフォンの基本の使い方

多くのオフィスが導入しているビジネスフォン。みんなが当たり前のように利用している一方で、実は今ひとつ使い方がわかっていないという方はいませんか? ここでは今さら聞きにくい、ビジネスフォンの基本的な使い方について詳しく解説していきます。

外線をかける・受ける

「外線」というのは「外線電話」のことで、クライアントなど社外の相手へ電話をかけることを意味します。外線をかける場合には、契約内容によっても詳細は異なりますが、「基本料金+通話料」がかかるのが一般的です。
外線電話をかける一般的な方法は、主に以下の2つの方法があります。

①「0」発信でかける方法

最初に「0」を押してから相手先の電話番号をダイヤルする方法です。一般的なビジネスフォンは、受話器を上げると内線につながります。そこで「0」をダイヤルすることで、外線へつながるのです。例えば、「123-456-7890」という電話番号にかけたい場合には、「0-123-456-7890」とダイヤルします。

②「外線ボタン」を押してかける方法

「0発信」の代わりに、電話機についている「外線ボタン」を押してかける方法。オフィスなど複数の回線がある場合には、回線の数だけ外線ボタンがついていて、使用中の回線ボタンはランプの色によって見分けることが可能です。
例えば、「123-456-7890」という電話番号にかけたい場合には、「外線ボタン→123-456-7890」とダイヤルします。
ちなみに、かかってきた外線電話に出る場合には、電話が鳴った時に点滅している外線ボタンを押してから受話器を取ることで、かかってきた相手の電話を受けることができます。

内線電話をかける・受ける

「内線」というのは「内線電話」のことで、オフィス内にある電話機同士で通話をすることを意味します。ビジネスフォンには「内線番号」と呼ばれる番号がそれぞれの電話機に設定されていて、その番号を呼び出すことで通話をすることが可能です。外線は使用せずに、オフィス内の自営設備を使って通話をするため、外線電話のように通話料が発生することは基本的にありません。
内線電話をかける方法には以下の2つの方法があります。

①内線番号をそのままダイヤルする方法

電話機が受話器を持ち上げた時点で内線電話につながっている場合、受話器を上げて相手の内線番号をダイヤルすることでつながります。

②「内線ボタン」を押してかける方法

受話器を上げても内線につながらない電話機の場合には、電話機についている「内線ボタン」を押してから相手の内線番号をダイヤルします。 ちなみに、かかってきた内線電話はそのまま受話器をあげるだけで相手につながるのが一般的です。

保留にする

わずかな時間であっても電話口の相手を待たせることになる場合には、「保留」を使うのがビジネスマナーです。「保留」ボタンを押すことで通話中の電話は保留状態になるため、受話器を元に戻しても電話が切れることはありません。保留を解除する場合には、再度保留ボタンを押すことで相手につながります。

転送する

「転送」というのは、自分が受けた電話を他の電話機に取り次ぐことです。オフィスでは社員ひとり一人の机に電話が置かれていることも多く、自分が受けた外線を直接他の人の内線に送ることができます。例えば、かかってきた電話が別のフロアにいる人宛てだった場合などに使われる機能です。転送は以下の手順で使うことができます。

外線電話に出る。

他の人(電話)に取り次ぐ必要がある場合に、電話機についている「転送ボタン」を押す。
転送したい相手の内線番号をダイヤルして、「○○様から電話です。転送します」というように外線が入っている旨を伝える。
自分側の受話器を置くと、保留が解除されて担当者へ外線が転送される。

その他の便利な機能の使い方

ビジネスフォンは、家庭で使われている一般的な固定電話と比べてボタンの数が多いのが特徴です。「電話をかける」、「電話を受ける」と言った基本的な使い方はもちろん、それ以外にもたくさんの便利機能がありますので、ぜひ活用してみましょう。ここでは、ビジネスフォンの便利な機能について、その使い方を詳しく解説していきます。

内線の代理応答

内線の便利な機能のひとつに、「代理応答」があります。これは、同じフロア内の離れた席で内線が鳴っていた場合に、自分の机にある電話機からその内線電話に出るという方法です。あらかじめボタン設定をしておくことで、他の電話機に内線着信があった場合でも、自分の電話機の受話器を押して、「代理応答ボタン」を押すことでその電話に出ることができます。

短縮ダイヤル

「短縮ダイヤル」というのは、その名の通り本来の電話番号を「001」などのように短い番号でかけることができる機能のことです。頻繁にやり取りをするクライアントや他県にある営業所などの番号をあらかじめ個別に短縮ダイヤルに設定しておくことで、手軽に電話をかけることができます。

会議通話

ひとつの通話に対して、複数の人が同時に参加することができる機能のことです。電話機の種類によっても方法が異なるため、事前に確認をしておきましょう。

リモートコールバック

外出先から会社の電話番号で電話をかけることができるビジネスフォンの機能です。この機能を使えば、自分のスマートフォンを会社の電話の子機として使うことができるため、コストを抑えて通話をすることができます。ただし、この機能を使うためにはビジネスフォンがリモートコールバック機能に対応しているものでなくてはいけません。

上記の内容を参考にして、ビジネスフォンの基本的な使い方をきちんと理解しておきましょう。尚、オプション機能については、お使いのビジネスフォンの機能によっても細かく異なりますので、マニュアル書等を参考にして確認しておくことをおすすめします。